Všeobecné podmínky účasti pro vystavovatele na výstavě Schola pragensis

Preambule - charakter výstavy

Přehlídka a výstava pražských středních a vyšších odborných škol Schola Pragensis je určena široké veřejnosti, zejména však žákům druhého stupně základních škol, jejich rodičům a ostatním zájemcům o studium na středních školách všech typů. Subjekty zřizované hlavním městem Prahou, případně i jinými zřizovateli na výstavě prezentují nejen svá zařízení, ale i výsledky své práce. Potencionální zájemci o studium na vybrané škole se mohou přesvědčit, co každá konkrétní škola nabízí, mají možnost porovnání s jinými školami. Široká veřejnost zde získává obraz o studijních nabídkách v hlavním městě Praze.

I. Organizátor, vystavovatel, koordinátor a architekt výstavy

I.1 Organizátor

Organizátorem výstavy a přehlídky Schola Pragensis je Hlavní město Praha, které připravuje výstavu a přehlídku Schola Pragensis (dále jen „výstava") prostřednictvím Magistrátu hlavního města Prahy - odboru školství a mládeže (dále jen „organizátor")
Organizátor výstavy: Hlavní město Praha, Mariánské nám. 2, 110 00 Praha 1.

I.2 Vystavovatel

Vystavovatelem na výstavě je primárně příspěvková organizace zřízená Hlavním městem Prahou, která se přihlásila v řádném termínu k účasti na výstavě na základě pozvánky organizátora, a které byla účast na výstavě organizátorem potvrzena.
Vystavovatel může rovněž být jinou právnickou či fyzickou osobou, která splňuje podmínky uvedené dále v článku II.2, které organizátor rovněž potvrdil účast na výstavě.

I.3 Koordinátor výstavy

Koordinátor výstavy je pověřený pracovník odboru školství a mládeže - případně jiné organizační složky Magistrátu hlavního města Prahy - který zajišťuje, kontroluje a koordinuje veškeré procesy související s výstavou Schola Pragensis.

I.4 Architekt výstavy

Architekt výstavy je osoba, či subjekt (dále jen „architekt"), který je zajištěn organizátorem a který připravuje projekční plány expozice výstavy, rozmístění ploch, navrhuje podobu výstavních stánků, určuje možnosti vybavení stánků, podobu disponobilní plochy pro prezentaci a další související činnosti.
Architekt komunikuje přímo s vystavovateli a organizátorem, se kterými řeší podobu výstavní plochy a výstavního stánku.

II. Přihláška

Přihlášku na výstavu rozesílá organizátor.
Přihlášku na výstavu rovněž organizátor poskytne zájemci o prezentaci na výstavě, který o to požádá organizátora a splňuje podmínky účasti na výstavě dané článkem II. 2.
Přihláška vystavovatele je formulář, který obsahuje základní identifikační údaje o vystavovateli, kontaktní osoby jednající za vystavovatele, požadavky na expozici a také přibližný obsah prezentace, který bude na výstavě představován návštěvníkům.

II.1 Přihlášení k účasti na výstavě

Zájemce o prezentaci na výstavě zašle řádně vyplněnou přihlášku organizátorovi výstavy. Přihláška bude vyplněna ve všech požadovaných bodech. Přihláška bude obsahovat správné a pravdivé údaje. O přijetí a potvrzení přihlášky vždy rozhoduje organizátor na základě jejího posouzení a při splnění podmínek daných Všeobecnými podmínkami pro vystavovatele při účasti na výstavě Schola Pragensis a případně dalšími podmínkami danými jinými oficiálními dokumenty vydanými k propozicím o výstavě Schola Pragensis (dále jen „podmínky"). Přijetí a potvrzení přihlášky organizátorem bude sděleno vystavovateli prostřednictvím koordinátora výstavy.
Organizátor výstavy nemá povinnost vyhovět zájemci o prezentaci a přijetí přihlášky mu potvrdit z důvodů uvedených v podmínkách. Odeslaná přihláška organizátorovi k účasti na výstavě nezakládá právo vystavovatele na účast na výstavě.
V případě potvrzení přijetí přihlášky koordinátorem má vystavovatel za povinnost se plně řídit těmito podmínkami, platnými předpisy a normami platnými ve výstavních prostorách.

II.2 Základní podmínky k aktivní účasti na výstavě v pozici vystavovatele

a. Přihlášku zaslala škola nebo školské zařízení, či jiná organizace zřízená hlavním městem Prahou, (dále jen „HMP" a „organizace"), a je v zájmu organizátora, aby se taková organizace výstavy zúčastnila.
b. Přihlášku podala organizace, kterou zřizuje stát, městská část HMP nebo jiný veřejný zřizovatel a je v zájmu organizátora, aby se taková organizace výstavy zúčastnila.
c. Přihlášku podala organizace jiného zřizovatele, než je popsáno výše (soukromá osoba, církev apod.), přičemž tato organizace má, dle rejstříku škol a školských zařízení, místo výkonu na území HMP, a je v zájmu organizátora, aby se taková organizace výstavy zúčastnila.
d. Přihlášku podala organizace jiného zřizovatele, než je popsáno výše a nemá místo výkonu na území HMP, avšak tato organizace obdržela výlučné pozvání od představitelů HMP (členové Rady HMP či Zastupitelstva HMP) nebo od organizátora.

III. Výstavní plocha a výstavní stánek

III.1 Výstavní plocha

a. Výstavní plochu pro expozice si vyhrazuje přidělovat organizátor, a to podle věcného zaměření vystavovatelů, disponibilního prostoru nebo podle technickoorganizačních podmínek expozice vystavovatele. Veškerá výstavní plocha je zpracována a přesně rozdělena v podobě projektového plánu výstavy. Plán výstavy, kromě vymezení výstavní plochy, obsahuje rovněž návrh výstavních stánků, připojení sítí a umístění výstavního stánku ve výstavní ploše.
b. Na umístění stánku dle požadavku vystavovatele není nárok a je plně podřízeno zejména technologickým podmínkám celé expozice a bezpečnosti účastníků výstavy z hlediska požárních či jiných bezpečnostních směrnic platných pro výstavní prostor.
c. Výstavní plocha může být připojena k síti elektrické energie, internetovému připojení, vodě a odpadu. Požadavky na připojení sítí musí být specifikovány v přihlášce. Počet výstavních ploch, které mohou být připojeny ke specifickým sítím (například na přívod vody, či odvod odpadu) je omezen.
d. Přidělení ploch, které mají specifické sítě k dispozici, je plně v kompetenci organizátora.
e. Vystavovatel je povinen dodržovat maximální rozměry výstavní plochy a nesmí svou expozicí zasahovat do jiných výstavních ploch nebo do prostoru určeného návštěvníkům.
f. Převzetí a užívání výstavní plochy vystavovatelem může proběhnout až po řádné registraci vystavovatele na místě k tomu určeném ve stanoveném termínu před konáním výstavy. Výstavní plochu předá pověřený pracovník organizátora zástupci vystavovatele, který stvrdí předání plochy svým podpisem do tzv. karty vystavovatele. Výstavní plocha se předává rovněž s výstavním stánkem, pokud si ho vystavovatel objednal.
g. Předání výstavní plochy vystavovatelem proběhne až po ukončení otevírací doby výstavy a podle pokynů organizátora. Výstavní plocha a případně vybavení předané s výstavní plochou budou předány v bezvadném stavu, tj. ve stavu v jakém byly před zahájením výstavy. Předání plochy zpět organizátorovi je zaznamenáno do karty vystavovatele, kde je konstatován bezvadný stav, či vyjmenovány závady, které nelze na místě odstranit a stvrzeno vše podpisy zástupci organizátora a vystavovatele.
h. Bez souhlasu organizátora není možné přenechat výstavní plochu třetí osobě - jinému vystavovateli.
i. Rozšíření výstavní plochy je možné výhradně se souhlasem organizátora.
j. Výměna výstavních ploch mezi potvrzenými vystavovateli je možná pouze na základě souhlasu organizátora a před zahájením výstavy.
k. Vystavovatel může prezentovat svou činnost pouze v rámci své výstavní plochy a výstavního stánku. Mimo svou výstavní plochu nebo stánek nesmí bez souhlasu organizátora prezentovat svou činnost - například rozdáváním letáků, brožur či jiných prezentačních materiálů.
l. Všechny druhy předvádění a prezentace činností vystavovatele je možné provádět pouze v rámci přidělené výstavní plochy. Zejména je důležité dbát na to, aby prezentace či expozice nerušila nebo neomezovala ostatní vystavovatele a nebyla žádným způsobem expozice nebezpečná pro návštěvníky a obsluhující personál. Je zakázáno vytvářet nadměrný hluk prostřednictvím audiovizuálních prostředků, strojů a zařízení, hlasitou prezentací vystavovatele, či jiným způsobem. O tom, co naplňuje toto ustanovení, rozhoduje organizátor.
m. Vystavovatelé jsou povinni dodržet projektový plán výstavy zpracovaný architektem výstavy nebo organizátorem.
III.2 Výstavní stánek
a. Výstavní stánek je předáván vystavovateli společně s výstavní plochou. Vystavovatel převezme stánek a inventář nejdříve po uskutečněné registraci vystavovatele. Předání stánku organizátorem je stvrzeno podpisem zástupce organizátora a zástupce vystavovatele přímo v prostoru výstavní plochy a výstavního stánku. Zde organizátor do karty vystavovatele zaznamená stav stánku při předání vystavovateli. Případné závady je nutné uvést přímo do karty vystavovatele. Případné závady, které lze odstranit, organizátor odstraní a příslušný stav opět zaznamená do karty vystavovatele.
b. Výstavní stánek, který poskytuje organizátor vystavovateli, se nesmí měnit, rozebírat nebo přestavovat bez souhlasu organizátora. Zásahy do výstavních stánků může provádět pouze jejich dodavatel na základě pokynu organizátora.
c. Výstavní stánek, který není dodán organizátorem, může být umístěn ve výstavní ploše pouze za předpokladu, že byl tento stánek schválen organizátorem a byl zakreslen do projektových plánů výstavy. Výstavní stánek nesmí žádnou svou částí přesahovat mimo přidělenou výstavní plochu.
d. Výstavní stánek, který není dodán organizátorem, musí splňovat veškeré bezpečnostní předpisy a pokyny pro výstavní expozici. Nesmí být nebezpečný pro návštěvníky výstavy ani pro uživatele.
e. Nevyhovující stánek bude na náklady vystavovatele z výstavní plochy odstraněn.

IV. Bezpečnost a pojištění

IV.1 Bezpečnost

a. Vystavovatel je povinen se seznámit před zahájením užívání plochy a výstavního stánku s poplachovými směrnicemi, požárním a evakuačním řádem, které jsou k dispozici při registraci u organizátora a řídit se jimi v případě mimořádných událostí.
b. Vystavovatel nesmí ve své expozici ani v prostoru výstaviště skladovat nebo používat žádné propanbutanové láhve, tlakové nádoby obsahující hořlavé a nebezpečné plyny či kapaliny, hořlavé látky, výbušniny, jedy a jiné zdraví škodlivé látky.
c. V prostorách výstavy platí přísný zákaz kouření a manipulace s otevřeným ohněm.
d. Vystavovatel je povinen kontrolovat stav používaných elektrospotřebičů, elektroinstalační práce může provádět pouze osoba s platným pověřením k této činnosti. Zapnuté elektrické spotřebiče nesmí zůstat bez dozoru.
e. Je zakázáno vlévat jakékoli toxické látky a barvy do kanalizačního systému (WC, umyvadel apod.).
f. Skladování zbytků odpadového materiálu mimo expozici nebo mimo místa k tomu určená je zakázáno.
g. Všeobecná ostraha výstavního prostoru je zabezpečena při stavbě, konání a likvidaci výstavy, organizátor však neručí za případné ztráty nebo poškození.
h. Vystavovatelé mají za povinnost se řídit pokyny ostrahy, členů jednotky hasičského záchranného sboru přítomných na výstavě, organizátora, či jiných pověřených osob v případě, že je ohrožena bezpečnost osob či majetku, nebo v případě mimořádné události.
i. Do prostoru výstavy je zakázáno instalovat a vnášet zbraně (munici) nebo jejich části, které nesouvisí s činností vystavovatele. Zbraně i jejich repliky musí být nahlášeny u organizátora a jejich přítomnost nesmí odporovat právnímu řádu České republiky a platným předpisům.

IV.2 Pojištění

a. Organizátor neodpovídá vystavovatelům ani návštěvníkům za ztrátu, zničení nebo poškození věcí ve výstavních prostorách při montáži, výstavě nebo demontáži. Vystavovatel by měl využít možnosti na své náklady si věci pojistit na odpovědnost za škodu.
b. Organizátor nenese odpovědnost za poškození nebo následky u osob během jejich pohybu na výstavišti. Vystavovatel ručí za jím způsobené škody na majetku a zdraví ostatních účastníků, návštěvníků a organizátora a je povinen nahradit všechny škody v plné výši.

V. Návozy do expozic, vybavování výstavní plochy a stánku

Návozy do expozice vystavovatelem, vybavování výstavní plochy a výstavního stánku se řídí zvláštními pokyny organizátora zaslanými vystavovateli před zahájením registrací a návozů. Vystavovatel je povinen se řídit pokyny organizátora a má povinnost dodržet stanovený harmonogram návozů do expozic. Návozy do expozic vystavovatel obdrží nejpozději 7 kalendářních dní před zahájením návozu do expozice.

VI. Další podmínky

a. Vystavovatel je povinen se řídit při přípravě a konání výstavy dalšími dokumenty, které obdrží od organizátora výstavy. Zejména se jedná o dokumenty s konkrétními podmínkami k aktuálnímu ročníku výstavy, směrnice a nařízení vydané k prostoru výstavy.
b. Není dovoleno opustit výstavní plochu nebo výstavní stánek před ukončením každého výstavního dne včetně posledního dne výstavy bez udání relevantního důvodu organizátorovi.
c. Hudební produkci, v jakékoliv podobě, je vystavovatel povinen zlegalizovat zaplacením správního poplatku za tuto produkci u ochranných organizací (např. u OSA).
d. Organizátor si vyhrazuje právo zrušit bez náhrady účast vystavovatele na výstavě v případě porušení těchto podmínek a pokynů organizátora.
e. Organizátor výstavy má právo z relevantních důvodů termín konání, místo a délku výstavy upravit a měnit bez nároků na možnost zrušení účasti vystavovatele nebo jeho odškodnění. V případě, že ze závažných důvodů nebo vyšší moci bude nucen organizátor výstavu zrušit, nemá vystavovatel nárok na žádné odškodnění nebo náhradu vynaložených prostředků.
f. Organizátor má právo na změny nebo doplnění těchto podmínek.

VII. Závěrečná ustanovení

Tyto podmínky jsou vydávány na dobu neurčitou.
Podmínky byly schváleny usnesením Rady hl. m. Prahy č. 962 ze dne 25. 4. 2017.